有效的管理者知道,时间是一项限制因素.任何生产程序的产出量,都会受到最稀有资源的制约.在我们称之为“工作成就”的生产程序里,最稀有的资源,就是时间.但人们却往往最不善于管理自己的时间.
要提高管理者的有效性,第一步就是记录其时间耗用的实际情形.事实上,许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨.至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段.有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了.
半年之后,他们都会发现自己的时间耗用得很乱,浪费在种种无谓的小事上.经过练习,他们在时间的利用上必有进步.但是管理时间必须持之以恒,才能避免再回到浪费的状态上去.
第二个步骤就是要做有系统的时间管理.我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去.要做到这一步,可以试问自己下列三个问题.
1.首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成果.
将时间记录拿出来,逐项逐项地问:“这件事如果不做,会有什么后果?”如果认为“不会有任何影响”,那么这件事便该立刻取消.
然而许多大忙人,天天在做一些他们觉得难以割舍的事,比如应邀讲演、参加宴会、担任委员和列席指导之类,不知占去了他们多少时间.其实,对付这类事情,只要审度一下对于组织有无贡献,对于他本人有无贡献,或是对于对方的组织有无贡献.如果都没有,只要谢绝就得了.
2.第二个该问的问题是:时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?
我从来没见过一位管理者,在检讨过自己的时间记录后,还不改变自己的习惯,将不必亲自处理的事交给别人.
只要翻阅一下时间记录,他就能立刻发现他的时间全用在不必要的事上了,而对于确属重要的事、他自己希望做的事和他已经承诺过的事,他却没有时间来处理.其实他如果真想有所作为,只要将可由别人做的事交给别人就得了.
公务旅行就是个例子.帕金森教授在《帕金森定律》一书中指出:要迫使不胜任的上级主管退休,最好的办法就是让他不断出差旅行.
3.还有一项时间浪费的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者浪费别人的时间.
这种现象并不明显,但有一个简单方法可以诊断出来:去问问你的下属.有效的管理者懂得有系统及诚恳地问他的下属:“请你想想看,我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情?”问这样的问题,而且问得对方敢说真心话,才是有效管理者的特色.即使管理者处理的都是颇有成效的工作,其处理方式仍可能造成别人时间的浪费.
许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间,然而他们却不敢面对这个问题.他们怕因小失大,造成错误.殊不知即使有了错误,也能很快弥补.事实上,一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作,绝不会有太大的风险.能够大量削减不必要的和非生产性的工作,工作就进行得快多了.
摘自《卓有成效的管理者》(彼得·德鲁克著,机械工业出版社2005年版)
